Afet Haberleşmesinin Planlanması

Afet durumları ile karşılaşıldığında devletin, toplum ile bilgi paylaşma konusunda kolektif bir sorumluluğu vardır. Bu hedefe ulaşmak bugün kullanılan teknolojileri geliştirmek ve entegre edecek kadar hızlı iletişim yetenekleri gerektirir (The Cybersecurity and Infrastructure Security Agency (CISA), n.d.). Planlama çalışmasının kriz öncesi aşamada tamamlanması gerekmektedir. Kriz öncesi planlama ve hazırlıklar başarılı bir kriz yönetimi sağlar. Bu nedenle planlama ve hazırlık eksikliği varsa kriz ortaya çıktığında durum daha da kötüleşecektir. Örneğin şiddetli kuraklıklar için yetersiz hazırlıklar, kuraklık zamanlarında, krizden birkaç yıl sonrasına kadar sürebilen büyük ölçekli kıtlıklara yol açabilir. Bir kriz meydana geldiğinde, doğal olayları ve insan yapımı felaketleri veya ikisinin etkileşimini içerebilir. Japonya’daki 2011 depremi nedeniyle meydana gelen ve nükleer santrali tahrip eden tsunami büyük ölçüde öngörülebilirdi.

Değerlendirme yoluyla en olası kriz belirlendikten sonra, planlamaya başlamak daha kolaydır. Sel, yangın, bulaşıcı hastalık salgınları ve kimyasal sızıntılar gibi durumlar öngörülebilir. Daha sonra çeşitli krizler için ön planlamalar yapılabilir.

Afet haberleşmesinin planlanmasında devam eden sürecin dinamik ve değişken olduğu akıldan çıkarılmamalıdır. Afet bölgesine ulaştıktan sonra, organizasyon içinde bulunan tüm kişileri içeren haberleşme planı devreye alınmalıdır. İzole edilmiş bağlantısız araçlar ve platformlar, bağlamı sınırlayan, üretkenliği boğan, hızlı algılama ve yanıt verme yeteneğini sınırlayan son derece karmaşık ortamlar yaratmıştır.Entegre teknoloji genel giderleri ve karmaşıklığı azaltır.Bu durum verimliliği, yanıt süresini artırır ve daha fazla görünürlük, modern ve esnek planlama için çok ihtiyaç duyulan bir ortam sağlar. Tehdit büyüdükçe, zorlaştıkça ve daha dolambaçlı hale geldikçe, geri toparlanma daha uzun sürecek ve daha fazla enerji gerektirecektir. Değişim süreklidir ve bazı şeylere de zarar verebilir. Bu nedenle bunun olmasını önlemeye veya en azından zamanında düzeltmeye hazır olunmalıdır. Yaşanan afetlerde kaos ve kargaşanın oluşması beklenen bir durumdur. Tehditlere hızlı yanıt vermek yeterli değildir. Günümüzün gelişen çok seviyeli tehditlerinde hayatta kalmak ve başarılı olmak için kurumlar, kaçınılmaz risklere karşı daha dirençli olmalıdır. Kuruluşlar tüm tehditleri ve sabotajları durduramaz, ancak kapsamlı yanıt ve kurtarma planları oluşturmak, gözden geçirmek ve sürekli olarak test etmek riski ve maruziyeti azaltabilir. Normal zamanlarda uygulanan prosedürler, bu döneminde etkisiz kalır ancak günümüz ortamında, uzaktan iletişim kurabilmeli ve etkili bir şekilde yanıt verebilmelidir. Bu genellikle zorluklar ortaya çıkarır çünkü insanlar genellikle bu şekilde yanıt vermeye hazır değildir. Çoğu eğitim ve senaryo kapsamlı bir uzaktan yanıt vermeyi içermez. Bu durum bölgeden doğru bilgi akışının sağlanmasını engeller. Diğer büyük problem ise gelen bilgilerin güncelliğinin sağlanmasıdır. Kamuoyu, afet bölgesinden gelecek doğru bilgiler ile ilgilenmekte, devletin ve müdahale ekiplerinin neler yapabildiğine odaklanmaktadır. Bölgeden gelecek sayılar ve görüntüler bu anlamda önemlidir. Sağlık müdahale ekipleri bu bilgiler ışığında organizasyon ve planlama yapmaya başla (Centers for Disease Control and Prevention & Reynolds, 2014).

Planı hazırlarken dikkate alınması gereken ana varsayımlar şunlardır: Geçmişte bilinen afet kayıpları olmasa bile, potansiyel afetler, son birkaç yılda bölgede meydana gelen en büyük afetlerden daha büyük ve daha kapsamlı olabilir. Haritadaki olası afetler, yavaş yavaş artan doğal afetler (küresel ısınma, iklim değişikliği ve kuraklık gibi) benzeri görülmemiş sonuçlar getirebili. Afetlerde yangın çıkabilir, endüstriyel ve enerji tesislerinde yangın, patlama, kimyasal dökülme, akaryakıt ve petrol sızıntısı, gaz sızıntısı gibi ikincil afetler meydana gelebilir ve aynı anda birden fazla felaketle uğraşmak gerekebilir.

Stratejik plan, orta ve uzun vadeli hedefleri, temel ilkeleri ve politikaları, şirket ve organizasyon hedef ve önceliklerini, performans standartlarını, hedeflere ulaşmak için izlenecek eylem ve yöntemleri ve kaynak tahsisini içerir. 

Kuruluşun Hedefleri Tanımlanmalıdır: Hedefler yazılı olmalı ve gerçekleştirme aşamasında tekrardan gözden geçirilmelidir. Bu görev, hedeflerimize ulaşmamıza nasıl yardımcı olacak? Projenin kapsamını nasıl tanımlamalıyız? Geliştirilen projeleri bir yerde “denemeli” ve sonra sistemi başka bir yerde uygulamalı mıyız? gibi sorular bu aşamada işe yarayabilir.

Üst Yönetimin Taahhüdü Sağlanmalıdır: Planlama sürecindeki en kritik adımlardan biri, hazırlanan projelerin geliştirilmesini ve uygulanmasını desteklemek için üst yönetimin desteğini almaktır. Yönetim öncelikle projenin faydalarını ve planı uygulamak için gereken önlemleri almalıdır. Bu anlayışı geliştirmek için mevcut yaklaşımın güçlü yönlerini ve sınırlamalarını ve bu sınırlamaların kuruluşun finansal ve çevresel performansını nasıl etkilediği açıklanmalıdır. Yönetimin ayrıca projenin hedeflerinin net ve diğer kurumsal hedeflerle uyumlu olmasını sağlama da oynayacağı bir rol vardır. Yönetimin taahhüdü organizasyon geneline iletilmelidir.

Bir uygulama ekibi kurulmalıdır: Temel yönetim işlevlerinden (mühendislik, finans, insan kaynakları, üretim ve / veya hizmet gibi) temsilci ekipler sorunları, fırsatları ve mevcut süreçleri belirleyip değerlendirebilir. Uygun olduğu durumlarda yüklenicileri, tedarikçileri veya diğer harici tarafları proje ekibine dahil edilmelidir. Ekibin, özellikle projenin ilk aşamalarında düzenli olarak toplanması gerekecektir. Çapraz işlevli ekipler, prosedürlerin etkili olmasını sağlamaya ve projeye bağlılık ve “sahiplik” oluşturmaya yardımcı olabilir.

Başlangıç Toplantısı Düzenlenmelidir: Ekip seçildikten sonra, kuruluşun proje uygulamasındaki hedeflerini, atılması gereken ilk adımları ve ekip üyelerinin rollerini tartışmak için bir başlangıç ​​toplantısı yapılmalıdır. Mümkünse, üst yönetimden birilerinin bu toplantıda projeye olan bağlılığını açıklaması istenmelidir. Başlangıç ​​toplantısı, ekip üyelerine bazı proje ayrıntılarını açıklamak için de iyi bir fırsattır.

Ön İnceleme Yapılmalıdır: Bir sonraki adımda ekip, mevcut kurumun uyumluluklarını denetleyecek ve diğer planların / sistemlerin bir ön incelemesini çıkaracaktır.

Bütçe ve Zamanlama: Ön incelemenin sonuçlarına göre proje planı ve bütçe hazırlanmalıdır. Plan, hangi temel önlemlerin alınması gerektiğini, kimin sorumlu olduğunu, hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu ve işin ne zaman tamamlanacağını ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Plan esnek tutulmalı, ancak bazı önemli hedefler belirlenmelidir. Zaman içinde projenin odak noktası ve motivasyonun nasıl korunacağı düşünülmelidir. 

Kaynaklar Korunmalıdır: Planlar ve bütçeler üst yönetim tarafından gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır. Bazı durumlarda, harici fonlar veya başka türde yardımlar sağlanabilir (ticaret birlikleri, devlet teknik destek ofisleri, vb.)

İlerleme İzlenmelidir: Bir sistem kurarken, hedeflere ve proje planlarına göre ilerlemeyi düzenli olarak kontrol etmek gerekmektedir. Üst yönetim, özellikle ek kaynaklara ihtiyaç duyulduğunda bilgilendirilmiş olmalıdır (U.S. Environmental Protection Agency, n.d.).

Taktik plan, rolleri, sorumlulukları, sorumlulukları tanımlar ve hizmet grubunun iş ve eylemlerini ifade eder. Operasyon planı personel, ekipman ve kaynak yönetimi hakkında ayrıntılı bilgiler içerir. Türkiye Afet Müdahale Planı, ulusal ve yerel düzeylerde bir müdahale yönetim sistemini tanımlar. İyileştirme araştırması iki kısma ayrılır: iyileştirme öncesi araştırma ve uzun vadeli iyileştirme araştırması Hizmet grubunun iyileştirme öncesi araştırmalarla ilgili çalışmaları, müdahale organizasyon yapısında belirtilmiştir. Müdahalenin sonunda, iyileştirme öncesi grubun çalışması, uzun vadeli iyileştirme araştırmasının temelini oluşturacaktır. Verileri depolayabilen, işleyebilen ve iletebilen tüm ekipmanların güncel bir listesi tutulmalı ve varlık listesine yalnızca yetkili personel erişebilmelidir. Her donanımın ağ adresi, donanım adresi, makine adı, seri numarası, markası, modeli, destek tedarikçisi sözleşme bilgileri (bakım süresi, kapsam, vb.), donanımdan sorumlu kişi, sorumlu kişi ve donanımın kuruluş tarafından onaylanıp onaylanmadığı donanım envanterinin içeriğinde yapılan değişiklikler kaydedilmelidir. Yeni tedarik edilen veya yeni bağlanan ekipmanın, donanım varlıklarının envanterini kaydetmeden şirket ağına bağlanmamasını sağlamak için politikalar ve prosedürler oluşturulmalı ve uygulanmalıdır. Kurumsal ağa bağlı cihazları tanımlamak ve donanım varlık envanterindeki değişiklikleri izlemek için aktif keşif araçları kullanılmalıdır. Keşfedilen güvenlik açıklarını ortadan kaldırmak için hazırlanan eylem planının önceliği, risk analizine dayanmalıdır.

Hedefleri, gereksinimleri ve kısa vadeli ve uzun vadeli hedefleri formüle ederken, kuruluşun bilgileri toplanmalı, değerlendirilmeli ve üst departmana rapor edilmelidir.Bunlardan bazıları şu şekildedir:

– İnsan Gücü ve Eğitim 

– İletişim 

– Ulaşım

– Sistem organizasyonu ve yönetimi 

– Veri toplama ve değerlendirme 

– Afet müdahale yeteneği

Herhangi bir organizasyonda, zaman ve kaynaklar sınırlıdır, bu yüzden kaynakları akıllıca kullanmak çok önemlidir.Afet müdahalesinde paydaşların ve kullandıkları iletişim teknolojilerinin neler olduğu iyi anlaşılmalıdır.Gelecek verilerin uygun tasarlanmış bir veri sistemine kayıt edilmesi, paydaşlar ile yürütülen müdahalelerde karmaşıklığın önüne geçecektir. Afet iletişiminde en kritik rol, gerekli teknik kararların alınmasından ve müdahale önlemlerinin planlanmasından sorumlu olması gereken acil durum operasyonları merkezidir. Gerekli ekipman, teknik araçlar ve iyi insan gücü planlaması kazazedeleri azaltacaktır. Bölgeden alınan veriler analiz edilerek gerekli bilgiler burada toplanır. Yedekleme işlemleri ile ilgili takip kayıtları oluşturulmalı, bu kayıtlar bilgi güvenliği gereksinimleri ve ilgili yasa ve yönetmelikler dikkate alınarak belirli bir süre saklanmalı ve zaman damgaları ile korunmalıdır. Kapsam dahilindeki sistemlerin, uygulamaların ve verilerin yedekleri düzenli olarak test edilmesi ve yapılan testler için kayıtlar oluşturulmalıdır. İş sürekliliği araştırması kapsamında ele alınması gereken hizmetler, birimler ve lokasyonlar, kurumun faaliyet alanı ve yasal veya sözleşmeden doğan yükümlülükleri dikkate alınarak tanımlanmalıdır.

Kritik bilgi sistemi bileşenleri için bir felaket kurtarma planı oluşturmak için iş sürekliliği planı düşünülmelidir. Planda aşağıdaki konular dikkate alınmalıdır:

– Felaket kurtarma planının felaket kurtarma merkezinde manuel olarak geliştirildiği kampüs için minimum envanter gereksinimleri

– Felaket kurtarma planı kapsamında atılacak adımlar

– Bir felaket meydana geldikten sonra, yukarıdaki hizmetlerin veri aktarım süreci tamamlandığında, kaybedilen verilerin kabul edilebilir miktarı ve kalitesi, maksimum kesinti ve geri dönüş süresi

Bir diğer konu ise uluslararası yardım istekleridir. Bölgeye yardım için gelecek olan uluslararası yardım kuruluşları, bölgeden doğru bilgiye ihtiyaç duymaktadır. Kurulacak bu merkezler ile etkilenen nüfus yüzdesi ve kritik ihtiyaçları acil bir şekilde belirlenmelidir. Bu merkezlerde görev alacak kişiler, gelen verileri doğru analiz edebilme ve uluslararası yardım kuruluşlarına gerekli raporları sunabilmelidir. Raporların iletilmesi için yine haberleşme sistemlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Çalışan ses ve veri aktarım sistemleri ve yedek güç üniteleri gerekenler arasında sayılabilir. Halkın üzerinde oluşan temel endişeler belirlenmeli, bölgede verilen hizmetler konusunda doğru mesajlar ve içerikler hazırlanmalıdır. Oluşturulacak bu merkezler bölgeden gelen söylenti ve doğrulanamayan mesajlar ile de mücadele etmelidir. Bölgeden gelen bilgiler yetersiz kaldığında, söylenti ve yalanların yayılması durduramayacaktır (Centers for Disease Control and Prevention & Reynolds, 2014). Hazırlanan iletişim planı, acil durumlara uyarlanabilen temel ve genel bir yapı sağlar. Plan çok uzun ve detaylı olmamalıdır. Bununla birlikte, makul olarak karşılaştığınız tüm riskler için roller ve sorumluluklar belirlenmelidir. Haberleşme planı, işlerin yolunda gitmesini sağlamak ve çalışanların görevleri hızlı bir şekilde tamamlanmasına yol göstermek için bir referans olarak kullanılmalıdır. Bir planın değeri, tahminlerinin doğruluğu ile değil, sürekli değişen bir ortamda sonuçları optimize etmeye yardımcı olup olmadığı ile değerlendirilmelidir.

Bir acil durumun ilk 24 ila 48 saatinde önce, doğru ve güvenilir olmak önemlidir. Bir kriz anında dürüstlük ve doğruluktan taviz verilmemelidir. Krizler zarar yaratır ve acı çekildiği kabul edilmelidir. İlk aşama için plan yapmak hayati önem taşır çünkü bu krizin sonraki gelişimini etkiler. İnsanlara anlamlı şeyler yapmak kaygıyı azaltır ve durumu düzeltmeye yardımcı olur. Bir acil durumun ilk 24-48 saatinde ortaya çıkacak yoğun medya ve kamuoyu bilgi talebini yönetmeye yardımcı olacak bir kriz iletişim planı tasarlanmalıdır. Afetlerin biçimine göre insanların tepkileri değişiklik gösterebilir: Örneğin, yaşanan bir deprem sonrası bölgede bulunan barajın yıkılarak, bölgenin su altında kalacağı söylentisi paniğe neden olacaktır. Afetlerin etkileri genellikle uzun sürelidir. Ülkenin veya bölgenin mali kaynakları çok kısa sürede tükenebilir. Bu nedenle bir çok alanda sıkıntılar devam edecektir.

İnsanlar afetlerde sanılanın aksine üstün bir dayanıklılık durumu sergiler. Oluşan durumdan bir an önce kurtulabilmek için büyük bir çaba sarf ettikleri geçmiş afetlerde gözlenmiştir.

Ceyhan Molla tarafından

Management Information Systems (MIS) MSc

Yorum Gönderin

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir